学校教材管理主要是由教材计划制定、采购、入库、发放、记账、结算等一系列工作所组成，该工作各院校都设有专门机构负责该项工作，通常是教材科。由于学校中专业设置门类多，各专业每期开设课程种类多其业务不仅涉及出版部门，而且要面对全校各系、部的授课教师，各班级的学生，每期教材科涉及管理的入出库教材种类少则几百多则几千种，涉及教材册数少则几千多则几万，涉及人员广，工作量大，再者特别是近年来，我国高等教育规模的不断扩大，学校学生  人数迅速增加，使教材管理工作更加繁重不堪。据调查，到目前为止，我国还有许多学校甚至是一些重点院校的教材管理仍为手工管理方式，这种现状不但与现实学校教材管理的业务需求不相适应，并且也与学校信息化建设的发展趋势不相适应，因此，学校教材管理人员目前迫切需要一套方便、高效的计算机化的管理信息系统来代替他们繁琐、低效的传统手工管理方式，并最终实现教材管理的全面自动化。

 

（1）、信息管理系统的简介

教材管理系统属于信息管理系统中的一个具体信息管理类型，而所谓的管理信息系统也就是我们常说的MIS（Management Information System）它是“由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况利用过去的数据观测未来；从企业全局出发辅助企业进行决策；利用信息控制企业的行为；帮助企业实现其规划目标。”在当今这个强调管理、强调信息的时代，MIS变得越来越普及。MIS作为一门新的学科，它跨越了多个领域，如：管理科学、系统科学、运筹学、统计学以及计算机科学。在这些新兴的学科基础上发展出一种信息收集和加工的方法，最终形成现在一个纵横交织的系统。本系统为单机版运行方式，对于硬件的要求比较小，能够在任何运行图形化Windows视窗操作系统上运行。另外需要说明的一点是，限于技术的原因，目前国内还没有出现更高级的管理模型开发方法，所以本系统采用广泛使用的MIS系统。

（2）、信息管理系统的概况和发展方向

第一阶段：统计系统，所研究的内容是数量数据间表面的规律，它可以把数据分成较相关和较不相关的组，然后把数据转换为信息。

        第二阶段：数据更新系统。

第三阶段：状态报告系统，它可以分为生产状态报告、服务状态报告和研究状态报

告等系统。

第四阶段：决策支持阶段，它是用来辅助决策的信息系统，该系统可以计划、分析方案，审查解答和求解的误差。它具有较好的人机对话方式，可以和不怎么熟悉计算机的管理人员通话。它一般包括一些模型用以产生决策信息，但不强调全面的管理功能。

（3）、 管理信息系统的发展方向

    相应的MIS开发技术在20世纪90年代也有了新的发展：信息综合集成和Internet/Intranet。

开发教材管理系统的目的就是充分利用计算机和现代办公软件，摆脱传统办公工具，用计算机实现集中方便的管理工作，把学校教材科的工作人员从繁重的体力劳动中解脱出来以达到提高工作效率和质量，最终实现教材管理的全面自动化为和现代化。要实现这个目标在开发过程中应遵循以下几条原则：

1.、从实际出发，总结借鉴吸收相结合的原则

参照并保留了其他软件的征订、采购、发行、结算等常规应用部分，改变了原来库连接方式，所有库连接形成一个整体，增强了智能化和自动化     程度。具有独立的设计构思，方便、快捷、简单、实用。

2、编制和实施操作的现实性

.      该教材管理系统是我们在Windows操作平台下开发的初级版本，既考虑了与旧的方法的衔接，又注意了新情况新特点，注意承上启下，运算规则（规律）更具科学性。在编制过程中，我们既考虑了与现实旧软件和手工操作的衔接，又注意了新方法的应用，增加了可操作性，现实、可靠、即时使用。逐步成熟后，可随着技术条件的改进和提高，随时升级可见的用户界面——要求系统的大部分功能在菜单或工具栏级别上通过简单的鼠标点击完成

3、教材管理的框架，应以科学严谨，各种新思想，新方法构筑完备为原则

既要保证教材管理系统的科学性、完整性、系统性，又注意到教材管理的灵活性和可操作性。同时又较好的解决了教材管理工作的部分难点问题，比如多价书的征订采购发行，到货前书目替换，大量的录入工作，查找书目难以操作等等。

4、统要有简单可得的帮助

   整的工具栏、状态栏和系统帮助。

使用Visual Basic 6.0作为管理系统的开发平台，ACCESS2000用于数据源的开发；使用ODBC（开放式数据库连接）进行对数据源的连接，SQL结构化查询语言用于实现查询功能。之所以采用vb作为开发平台主要是考虑到对此种语言的熟悉性以及使用vb能够在较短的时间内给用户提供友好的界面和完善的功能，缩短了开发周期。而数据源的开发最初是想使用SQL Server企业管理器进行的，但是考虑到ACCESS的简单易用性，最终还是采用了ACCESS2000。

用Visual Basic 60作为数据库开发平台，3.0版以后的Visual Basic具有数据库连接和数据处理功能，因此完全有资格作为数据库应用程序的开发环境。Microsoft公司把许多新的数据访问功能加到Visual Basic中，使得该产品成为桌面数据库市场中Access、FoxPro及Paradox for Windows的直接竞争者。与普通的数据库系统相比，用Visual Basic作为数据库开发平台有以下优点：

 (1)、简单性

Visual Basic提供了数据控件，利用该控件，用户只要编写少量的代码甚至不编写任何代码就可以访问数据库，对数据库进行浏览。
 (2)、灵活性

Visual Basic不像一般的数据库(如Access)那样局限于特定的应用程序结构，也不需要用某些指令对当前打开的数据库进行操作，因而比较灵活。
 (3)、可扩充性

Visual Basic是一种可以扩充的语言，其中包括在数据库应用方面的扩充。在Visual Basic中，可以使用ActiveX控件(以前版本中称为VBX或OLE控件)，这些控件可以由Microsoft公司提供，也可以由第三方开发者提供。有了这些控件，可以很容易地在Visual Basic中增加新功能，扩充Visual Basic数据存取控制的指令系统。用Visual Basic 6.0作为数据库前端，数据库前端是一个计算机应用程序，用该程序可以选择数据库中的数据项，并把所选择的数据项按用户的要求显示出来。数据库系统本身被称为后端，后端数据库通常是一个关系表的集合。之所以选择Visual Basic作为开发数据库前端应用程序的工具，主要是因为Visual Basic可以和多种数据库连接。也就是说，目前较为流行的大多数数据库都可以与Visual Basic连接，因而可以用Visual Basic开发相应的前端应用程序。Visual Basic通过不同的方式与各种数据库进行连接，主要有三种方式，即Access数库引擎、MicrosoftODBC驱动程序、第三方ODBC驱动程序。

A．Access数据库引擎
Access是Visual Basic的“内部数据库”，即在Visual Basic中可以直接建立Access数据库。同时，通过Access数据库引擎，还可以使用下列数据库：
·Btrieve(.DAT)
·dBASE(.DBF/.NDX)
·Foxpro(.DbF/.CDX/.NDX)
·Paradox(.DB, .PX)

 

B．Microsoft ODBC
   通过’Microsoft ODBC驱动程序，可以使用下列数据库：
 ·Microsoft SQL Server
 ·Oracle
 ·Sybase SQL Server
   Excel(.XLS)
   Text(.TXT)
   Access(.MDB)
   Btrieve
   DBASE
   FoxPro
   Paradox

上面所列的数据库中，除前三种外，其余数据库均包含在一套Microsoft ODBC桌面数据库驱动程序及Microsoft Query 中。
 

Visual Basic是数据库开发的主要开发工具，同时为了实现查询的功能以及系统的一些相关功能，SQL语言的使用也是必不可少的，SQL语言即结构查询语句，SQL语言之所以能够为用户和业界所接受，成为国际标准，是因为它是一个综合的、通用的、 功能极强，同时简洁易学。SQL语言集数据查询(data query)、 数据操纵（data manipulation) 、数据定义（data definition) 和数据控制（data control) 功能于一体，充分体现了关系数据语言的特点和优点。其主要特点包括：

（１）综合统一

      主要功能是通过数据库支持的数据语言来实现的。

       非关系模型（层次模型，网状模型）的数据语言一般都分为模式数据定义语言(schema data definition language ,简称模式DDL),外模式数据定义语言(subschema data definition language,简称外模式DDL)与数据存储有关的描述语言(data storage de-scription language,简称DSDL)以及数据操纵语言（data manipualtion language,简称DML) ，分别于定义模式， 外模式，内模式和进行数据的存取与处置。当用户数据库投入运行后，如果需要修改模式，必须停止现有数据库的运行，转储数据，修改模式并编译后再重装数据库，因此很麻烦。

  （２）高度非过程化

       非关系数据模型的数据操纵语言是面向过程的语言，有其完成某项请求，必须指定存取路径。而用SQL语言进行数据操作，用户只需提出“做什么”，而不必指明“怎么做”，因此用户无需了解存取路径，存取路径的选择以及SQL语句的操作过程均由系统自动完成。这不但大大减轻了用户负担，而且有利于提高数据独立性。

  （３）面向集合的操作方式

 （4）语言简洁，易学易用

       SQL 语言功能极强，但由于设计巧妙，语言十分简洁，完成数据定义，数据操纵，数据控制的核心功能只用了９个动词： CREATE、DROP、SELECT、ENSERT、UP-DATE、DELETE、GRANT、REVOKE、ALTER.而且SQL语言语法简单，接近英语口语，因此容易学习，容易使用。

      ACCESS数据库是个人、部门及企业管理数据的最易操作的新一代数据库。它兼容传统的数据库，同时进一步增强了web支持。可以非常方便地跨平台作业和共享数据。

ACCESS具有一个数据库管理系统所应具有的功能。Access 2000是一个面向对象的采用时间驱动机制的新型关系数据库管理系统。它可以通过ODBC与其他数据库相连, 实现数据交换与共享数据库是进行信息管理的基础。利用计算机进行信息管理首先要建立数据库。ACCESS 2000可以用作企业级后端数据库（如Microsoft SQL Server）的前台客户端。ACCESS有两种使用方式：作为创建个人或部门数据库的独立应用程序，或作为更强健、更具扩展性的后端数据库的接口客户端。不论选用了何种后端数据源，最终用户都将得到使用流行的桌面数据库客户端时易于使用的好处。

1、信息查找和使用更容易的特征

 (1)将数据库转换成以前的ACCESS版本，ACCESS用户首先可以将数据库保存为以前的ACCESS版本，是不同版本的软件用户共享数据更加方便。

(2)对数据库窗口进行更改，以便容纳在ACCESS 2000种现实的新对象，这样可以提高可用性，并使其同整个OFFICE 2000所使用的新用户界面相一致。

(3)名称自动更正特征能够自动解决用户重命名数据库对象时所产生的不匹配问题。例如，当用户重命名表中的字段时，更改将被自动传递到相关的对象（例如查询和窗体）,以便用户可以继续使用应用程序。

(4)条件格式支持负数和正数，并可以将表示成小于、大于、介于和等于的值。此外，用户还可以根据用户定义函数设置格式。用户可以根据值设置颜色、背景、样式。

(5)子数据表提供数据纲要，以在同一窗口中查看和编辑所有相关数据。

(6)用户可以将数据从Microsoft Access导出到Microsoft Excel，方法是将Access对象（表格、查询等）从数据库容器拖放到Microsoft Excel。这提供了一种将数据迅速导出到Excel进行进一步分析的快速方法。

(7)直接从“窗体”视图更改字段（例如，颜色或字体）更方便了。

(8)Access具有打印“关系”窗口的视觉图表的能力，可让用户更加方便地查看数据库的结构。

(9)控件分组特性允许用户将控件作为单个单元进行分组，使窗体的设计更容易。

(10)在关闭文件时，如果占用磁盘空间太多，Access 2000会自动压缩数据库。这可以确保使Access数据库尽可能地小。

2、具有Web特性的信息共享特性

3、丰富的信息管理分析工具

(1)Microsoft Access 2000支持OLE　DB，允许用户将Access界面的易用性和企业后端数据库（例如，Microsoft SQL Server）的可伸缩性结合起来。

(2)Access界面可以创建一种新的文本类型（.adp），该文件类型可直接连接到Microsoft数据库引擎（MSDE）和Office中与SQL服务器兼容的数据存储区、SQL Server6.5或SQL Server7.0。这使用户可以方便地利用Access中熟悉的界面来创建真正的客户端／服务器应用程序。

(3)(新的设计工具允许用户在处理Microsoft　Access项目文件（ .adp）时，方便地创建和管理服务器端的对象，其中包括表格、视图、存储的过程和数据库图表。

(4)Microsoft Access 2000允许用户执行和管理普通Microsoft SQL Server7.0管理任务，例如复制、备份与恢复、以及完全性。